Politica de Confidențialitate GDPR

POLITICA DE CONFIDENTIALITATE PRIVIND UTILIZAREA DATELOR PERSONALE

Universitatea Emanuel din Oradea (prescurtat – UEO), persoană juridică română, cu sediul central în Oradea, str. Nufărului, nr. 87, cod unic de înregistrare 4208595 , vă pune la dispoziție această Politica de Confidențialitate pentru a vă explica modul în care prelucrăm și protejăm datele cu caracter personal.

1. Cui se aplica aceasta Nota de Informare?

Prezența Notă de informare se aplică prelucrării datelor cu caracter personal ale:
• Partenerilor noştri contractuali precum studenți, angajați, donatori, clienți, furnizori, etc. („Parteneri”);
• Vizitatorilor și utilizatorilor site-ului nostru www.emanuel.ro („Utilizatori”);

2. Ce date colectam despre dumneavoastra?

Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal astfel:
• din informațiile pe care ni le furnizați prin completarea formularelor de pe site-ul nostru, „formularul din pagina de contact”, „formularul de înscriere”, „formularul de înscriere STPE”, „formularul de înscriere newsletter”, „formular spune-ți părerea”, „formular Alumni”
• prin materialele audio-video înregistrate în timpul examenelor de admitere on-line
• prin înregistrări audio-video realizate de studioul universității
• prin sistemul de supraveghere video, CCTV
• prin corespondența cu UEO prin telefon, e-mail sau în orice altă modalitate.
Informațiile pe care ni le furnizați pot include numele, CNP, seria și număr carte de identitate, adresa de domiciliu, adresa de e-mail și numărul de telefon, precum și alte informații, după caz.
Prin activitatea desfășurată pe site, nu vom colecta sau prelucra date cu caracter personal sensibile legate de dumneavoastră (ex. informații despre originea rasială , opiniile politice, convingerile filozofice, sănătate etc.), cu excepția cazului în care:
• suntem obligați să facem acest lucru prin lege; și/sau
• în cazul în care ne-ați furnizat consimțământul dumneavoastră explicit în mod separat.
În cazul în care ne furnizați în mod voluntar date cu caracter personal (inclusiv date cu caracter personal sensibile) prin interacțiunea dumneavoastră cu site-ul www.emanuel.ro sau prin corespondența cu noi prin telefon, e-mail sau în orice altă modalitate, din proprie voință și nu la cererea noastră, vom șterge astfel de date cu caracter personal din sistemele noastre dacă nu considerăm că prelucrarea acestora este necesară pentru un scop legitim al Universității Emanuel din Oradea, cu excepția cazului în care ați făcut aceste date publice (de exemplu, într-un forum de mesaje care este vizibil publicului), caz în care vom șterge aceste date de pe site-ul www. emanuel.ro numai dacă legea impune astfel sau dacă nu dorim să le păstrăm.
De fiecare dată când vizitați site-ul www. emanuel.ro, colectăm automat următoarele date:
• date tehnice, de exemplu acest lucru poate include Adresa Internet Protocol (IP) utilizată pentru conectarea calculatorului dumneavoastră la internet, informațiile de conectare, tipul și versiunea de browser, setarea fusului orar, tipurile și versiunile extensiilor de browser (plug-in), sistemul și platforma de operare, tipul dispozitivului și marca dispozitivului mobil; aceste date sunt colectate și prelucrate în numele nostru, prin fişierele de tip cookie ale terțelor părți și puteți găsi mai multe informații despre acest lucru la adresa Politica de utilizare a fișierelor cookie .
• date despre vizita dumneavoastră, de exemplu acest lucru poate include date despre URL, secvență de clicuri către, prin și de la site-ul www.emanuel.ro (inclusiv data și ora), informațiile sau produsele pe care le-ați vizualizat sau căutat pe site.
În cazul în care obținem datele dumneavoastră cu caracter personal de la o terță parte, vă vom furniza toate informațiile relevante despre prelucrarea acestora cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de o lună de la obținerea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Universitatea folosește serviciile oferite de compania Google, din acest motiv unele date pot fi salvate sau prelucrate de aceasta.

3. Care sunt scopurile prelucrarii datelor cu caracter personal si care este temeiul juridic al prelucrarii?

Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri:
• atunci când trebuie să întreprindem măsurile necesare pentru a încheia un contract cu dumneavoastră (ex. Contract de cazare, contract de sponsorizare etc.);
• atunci când trebuie să executăm un contract pe care l-am încheiat cu dumneavoastră;
• atunci când trebuie să respectăm o obligație legală (i.e. legile aplicabile în relațiile de muncă, contabilitate, audit etc);
• atunci când este necesar pentru interesele noastre legitime (sau pentru cele ale unei terțe părți) și pentru interesele dumneavoastră (i.e. pentru detectarea și prevenirea fraudei sau pentru asigurarea securității IT și a rețelei informatice), cu excepția cazului în care drepturile dumneavoastră fundamentale prevalează față de aceste interese;
• în cazul în care este necesar pentru interesul public sau în scopuri oficiale.
Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru diverse motive tehnice, administrative și operaționale, cum ar fi:
• pentru a ne asigura de prezentarea conținutului în modul cel mai eficient pentru dumneavoastră;
• pentru a îmbunătăți site-ul www.emanuel.ro, inclusiv funcționalitatea acestuia;
• pentru administrarea site-ului www.emanuel.ro;
• pentru operațiunile interne, inclusiv în scopuri de depanare, analiză a datelor, testare, cercetare, statistică și de cercetare;
• pentru a păstra site-ul www.emanuel.ro în condiții de siguranță;
• pentru publicitate și marketing, inclusiv pentru scopuri de marketing specific, astfel încât să oferim un conținut, inclusiv un conținut personalizat, care ar putea fi de interes mai mare pentru dumneavoastră.
În unele cazuri, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal doar cu consimțământul dumneavoastră (i.e. în cazuri de publicitate și marketing). În aceste cazuri, vă vom solicita separat consimțământul dumneavoastră, în mod transparent, atunci când furnizați datele dumneavoastră cu caracter personal. Ulterior, vă puteți retrage consimțământul, în orice moment, trimițând o solicitare la adresa de e-mail: protectiadatelor@emanuel.ro Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării care a avut loc înainte de retragerea acestuia.
Atunci când solicităm date cu caracter personal pentru a respecta obligații legale sau contractuale, furnizarea acestor date cu caracter personal de către dumneavoastră este obligatorie. Acest lucru înseamnă că, dacă astfel de date cu caracter personal nu sunt furnizate, nu vom putea să gestionăm relațiile contractuale sau să respectăm obligațiile legale ce ne sunt impuse. În toate celelalte cazuri, furnizarea de date cu caracter personal este opțională și nu aveți obligația de a le furniza.
Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, precum datele de identificare, datele de contact și adresa de reședință, în scopul posibilei exercitări a drepturilor sau a reclamațiilor noastre împotriva dumneavoastră în viitor. Această prelucrare se bazează pe interesul nostru legitim, fiind necesar să ne exercităm drepturile în cazul unor eventuale litigii.
Concret, vom folosi informațiile dumneavoastră cu caracter personal în calitate de utilizatori sau parteneri astfel:
În scopul furnizării serviciilor, a livrării de bunuri și efectuării plăților în baza contractelor relevante, vă putem prelucra datele cu caracter personal, cum ar fi datele de identificare, datele de contact, datele bancare.
Această prelucrare se bazează pe
• Executarea unui contract la care Utilizatorii sunt parte, sau
• O obligație legală care ne este impusă.
Putem prelucra datele cu caracter personal astfel încât să vă putem oferi informații despre evenimente, care considerăm că vă interesează.
Nu vom transmite datele dumneavoastră cu caracter personal unor terțe părți, în scopuri de marketing, fără consimțământul dumneavoastră explicit în acest sens.

4. Cui transmitem datele cu caracter personal?

Universitatea Emanuel din Oradea nu va transmite (prin vânzare sau închiriere) către terțe părți informațiile dvs. cu caracter personal.
În cadrul Universității Emanuel din Oradea, doar un număr limitat de membri ai personalului, cum ar fi cei din departamentele: administrativ, secretariate, contabilitate, juridic, media și IT, au acces la datele dumneavoastră cu caracter personal conform principiului nevoii de a cunoaște (”on a need to know basis”). Acești membri ai personalului sunt supuși prin fișa postului unor obligații de confidențialitate cu privire la datele cu caracter personal. Membrii personalului Universității Emanuel din Oradea au dreptul să gestioneze datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor comunicate de Universitatea Emanuel din Oradea, în legătură cu responsabilitățile de serviciu.
Măsuri tehnice și organizatorice adecvate sunt luate pentru protecția datelor cu caracter personal. Acest site folosește măsuri de securitate împotriva pierderii, alterării sau folosirii greșite a informațiilor care se afla in controlul nostru. Universitatea Emanuel din Oradea nu își asumă însă responsabilitatea pentru pierderile de informații cauzate de erori ale softului cu care este conceput si găzduit site-ul. De asemenea nu răspundem pentru erorile in securitatea serverului care găzduiește site-ul.
Datele cu caracter personal pot fi comunicate autorităților guvernamentale, autorităților fiscale și/sau organelor de aplicare a legii, dacă acest lucru este impus de legile aplicabile sau dacă este necesar pentru exercitarea drepturilor noastre, inclusiv a condițiilor de utilizare, sau pentru protejarea intereselor noastre legitime (inclusiv a intereselor legitime ale unor terțe părți) în conformitate cu legile aplicabile.
Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi, de asemenea, divulgate unor terțe părți, astfel:
• Pentru livrarea comenzilor în țările Uniunii Europene utilizând serviciile poștale și de curierat internaționale.
• Pentru livrarea corespondenței în relația cu fiecare prin serviciile poștale, de curierat etc.
• Către furnizori de servicii care oferă sprijin administrativ, profesional și tehnic universități pentru suport IT, de securitate și resurse comerciale;
• Către consultanți externi (i.e. avocați, contabili, auditori), în scopuri specifice, atunci când este necesar.
Universitatea Emanuel din Oradea efectuează o evaluare prealabilă adecvată în selectarea terțelor părți furnizori de servicii și impune acestor furnizori de servicii să mențină măsuri de securitate tehnice și organizatorice adecvate în vederea protejării datelor cu caracter personal și pentru a prelucra datele cu caracter personal numai conform instrucțiunilor specificate de Universitatea Emanuel din Oradea. Furnizorii de servicii vor avea dreptul să utilizeze subcontractanți în furnizarea serviciilor către Universitatea Emanuel din Oradea, cu condiția ca fiecare subcontractant să respecte aceleași obligații de protecție a datelor ca și furnizorii de servicii.

5. Care este perioada de pastrare a datelor cu caracter personal?

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada necesară pentru a îndeplini scopurile enumerate în prezenta Politică sau pentru perioada impusă de legislația națională aplicabilă, în conformitate cu perioadele minime legale de păstrare aplicabile și/sau atât cât este necesar pentru a ne exercita drepturile legitime (și drepturile legitime ale altor persoane).
Dacă avem o relație continuă cu dumneavoastră vom continua să păstrăm aceste date cu caracter personal până la încetarea relației noastre și pentru perioada minimă de păstrare impusă de lege.
În cazul în care sunteți utilizator al site-ului www.emanuel.ro (i.e. v-ați înscris la newsletter pe site), vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pe perioada în care nu va dezabonați.
Dacă sunteți angajat, student, partener sau donator la Universitatea Emanuel vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pe toată perioada contractuală și după aceea pe o perioadă impusă de lege.
Dacă sunteți candidat pentru admitere la oricare dintre programele de studii ale Universității Emanuel, datele dumneavoastră vor fi păstrate conform legislației în vigoare. Veți putea cere informații sau să solicitați modificări cu privire la datele personale comunicate transmițând cererea prin email la adresa: protectiadatelor@emanuel.ro
Dacă ați formulat comentarii, sugestii, păreri, întrebări etc. postate public pe forum, datele publicate de dumneavoastră vor fi păstrate conform legislației în vigoare.
Dacă sunteți absolvent la oricare dintre programele de studii ale Universității Emanuel, datele dumneavoastră vor fi păstrate conform legislației în vigoare. Veți putea cere informații sau să solicitați modificări cu privire la datele personale comunicate transmițând cererea prin email la adresa: protectiadatelor@emanuel.ro

Dacă sunteți în poze, clipuri video sau materiale de prezentare atât pe site cât și pe paginile social media, datele dumneavoastră vor fi păstrate conform legislației în vigoare. Veți putea cere informații sau să solicitați modificări cu privire la datele personale transmițând cererea prin email la adresa: protectiadatelor@emanuel.ro
În cazul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în temeiul consimțământului dumneavoastră, aceste date cu caracter personal vor fi prelucrate numai pentru perioada prevăzută prin consimțământul dumneavoastră, cu excepția cazului în care vă retrageți sau limitați consimțământul înainte de expirarea acestei perioade. În astfel de cazuri, vom înceta prelucrarea datelor cu caracter personal respective în scopurile relevante, sub rezerva oricărei obligații legale de a prelucra aceste date cu caracter personal și/sau a nevoii noastre de a prelucra aceste date cu caracter personal în scopul exercitării drepturilor noastre legitime (inclusiv a drepturilor legitime ale altor persoane).

6. Stocarea datelor personale si transferul datelor personale in afara tarii

Site-ul www.emanuel.ro este administrat și întreținut de Universitatea Emanuel din Oradea și găzduit de serverele companiei Digital Ocean în Frankfurt.
Datele personale administrate de Universitatea Emanuel din Oradea, altele decât cele de pe site-ul www.emauel.ro, sunt păstrate pe servere în cadru universității.
Intenționăm să nu transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal în afara SEE dacă nu există protecții adecvate, incluzând:
• o decizie privind caracterul adecvat emisă de Comisia Europeană cu privire la țara sau țările de destinație;
• o certificare „scut de confidențialitate”;
• reguli corporatiste obligatorii corespunzătoare;
• (un cod de conduită aprobat, împreună cu angajamentele obligatorii și executorii ale operatorului de date sau persoanei împuternicite de către operatorul de date din țara aflată în afara UE și SEE;
• un mecanism de certificare aprobat, împreună cu angajamentul obligatoriu și executoriu al operatorului de date sau al persoanei împuternicite de către operatorul de date într-o țară din afara UE și SEE de a aplica garanțiile corespunzătoare; sau
• clauze contractuale standard UE aprobate de Comisia Europeană.

7. Ce drepturi aveti?

Aveți următoarele drepturi conform legislației în domeniu:
• Dreptul de vă confirma dacă datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de noi, și de a vă furniza o copie a datelor dumneavoastră cu caracter personal;
• Dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate de Universitatea Emanuel din Oradea ;
• Dreptul de a solicita restricționarea datelor personale de procesare de către Universitatea Emanuel din Oradea ;
• Dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal de către Universitatea Emanuel din Oradea (de exemplu utilizarea prelucrării în scopuri de marketing direct);
• Dreptul de a solicita portabilitatea datelor cu caracter personal;
• Dreptul de a vă retrage consimțământul, în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
• Dreptul de a depune o plângere către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
Vă rugăm să aveți în vedere faptul că drepturile dumneavoastră descrise mai sus pot fi limitate în anumite situații și fac obiectul legilor și reglementărilor aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal. De exemplu, dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal poate fi limitat în cazul în care putem demonstra că avem motive legitime convingătoare pentru a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal care prevalează față de interesele dumneavoastră. Va trebui să vă dovediți identitatea și să ne oferiți alte detalii care să ne ajute să răspundem cererii dumneavoastră.
Nu vom percepe o taxă pentru a răspunde cererii dumneavoastră cu excepția cazului în care acest lucru este permis de lege și, în cazul în care se percepe o astfel de taxă, aceasta va fi rezonabilă și proporțională cu cererea dumneavoastră.
Pentru a vă exercita unul sau mai multe din aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail protectiadatelor@emanuel.ro

8. Securitatea datelor cu caracter personal

Păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe serverele companiei Digital Ocean în Frankfurt şi pe serverele proprii.
Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate, cu scopul de a proteja datele cu caracter personal și de a împiedica accesul neautorizat la acestea. Am intrat în relații contractuale cu terțe părți care oferă servicii de găzduire și aceste contracte includ obligații privind securitatea organizațională și tehnică a datelor cu caracter personal.
Toate tranzacțiile de plată vor fi criptate (de exemplu, utilizând protocolul TLS).
Sunteți responsabil pentru păstrarea confidențialității tuturor mijloacelor de autentificare (de exemplu, username, parole, etc.) utilizate de dumneavoastră pentru a accesa părți ale site-ului www.emanuel.ro. Transmiterea datelor prin internet nu este complet sigură. Deși facem tot posibilul pentru a vă proteja datele, nu putem garanta 100% securitatea datelor dumneavoastră transmise pe site-ul nostru; orice transmisie de date personale se face pe propriul dumneavoastră risc.
După ce primim datele dumneavoastră, vom folosi proceduri stricte de securitate pentru a încerca să împiedicăm accesul neautorizat.

9. Confidentialitatea datelor minorilor

Site-ul www.emanuel.ro nu colectează cu bună știință date personale de identificare de la persoane care nu au împlinit vârsta de 16 ani. Dacă părintele sau tutorele legal are la cunoștință faptul că minorul aflat în custodia sa a furnizat site-ului www.emanuel.ro datele sale cu caracter personal, acesta trebuie să informeze imediat Universitatea Emanuel din Oradea, la adresa de e-mail protectiadatelor@emanuel.ro . În cazul în care descoperim că o persoană care nu a împlinit vârsta de 16 ani a furnizat date cu caracter personal, prin www.emanuel.ro atunci vom șterge aceste informații de pe serverele noastre imediat, cu excepția cazului în care părintele sau tutorele își dă consimțământul explicit pentru prelucrarea de către site a datelor cu caracter personal ale copilului în scopurile specificate.

10. Fisierele de tip cookies

Site-ul www.emanuel.ro utilizează fișiere de tip Cookie pentru a vă oferi o experiență mai bună atunci când navigați pe siteul nostru. Această prelucrare se bazează pe consimțământul dumneavoastră exprimat pe site sau prin setările din browserul dumneavoastră. Puteți găsi mai multe informații despre fișierele de tip cookie la adresa Politica privind utilizarea fișierelor cookie.

11. Contact

Dacă aveți întrebări sau neclarități cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către site-ul www.emanuel.ro sau dacă doriți să vă exercitați unul sau mai multe din drepturile ce vă revin, ne puteți contacta la adresa de e-mail protectiadatelor@emanuel.ro.
Când ne contactați prin intermediul site-ului, vă rugăm să nu transmiteți date cu caracter personal care nu sunt solicitate.

12. Mentiuni finale

În toate demersurile privind „Politica de confidențialitate a Universității Emanuel”, va fi interpretată și aplicată cu respectarea specificului dogmatic și confesional a cultului fondator, în conformitate cu normele dogmatice și canonice, Statutul și legislația în vigoare.

Ultima actualizare: 16 aprilie 2021.

Notă: Putem actualiza periodic această Politică și vă vom notifica orice modificare prin postarea noii variante pe site-ul emanuel.ro.
Vă rugăm să consultați periodic pagina dedicată Politicii de Confidențialitate pentru a fi la curent nu noile modificări.